Ngày nay, có khá nhiều loại hình nhập khẩu hàng hóa sản phẩm. Dường như, phổ biến nhất phải kể đến chính là cách thức vận chuyển & nhập khẩu bằng đường biển. Trong nội dung bài viết này, chúng tôi sẽ tổng hợp tất cả & chi tiết nhất về quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển để giúp bạn đọc hiểu rõ nhất về quy trình này.
Đặt lịch tàu (hay booking tàu) – Bước đầu tiên trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển, bước trước hết đó là booking tàu. Tuy nhiên, trước khi thực hiện được qua bước này, bạn bắt buộc phải thực hiện ký tích hợp đồng ngoại thương (sale contract).
Thường thì các hãng tàu sẽ hết chỗ sớm trước một tuần, đặc biệt là khi rơi vào mùa cao điểm. Khi booking tàu để nhập hàng, cơ sở kinh doanh của bạn chỉ cần sản xuất những thông tin cho dịch vụ giao vận FWD tại VN để lấy booking. Sau quá trình đó, họ sẽ liên hệ với đối tác chiến lược của đơn vị bạn để phối hợp đóng hàng theo kế hoạch đã được xác định trước đó.
Để lấy booking tàu, đơn vị bạn cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau cho hãng tàu:
- Cảng đi (port of loading): nơi mà hàng hóa của doanh nghiệp bạn sẽ được xếp lên tàu.
- Cảng chuyển tải:có 2 cách thức là chuyển tải (transit) & đi thẳng (direct). Tùy theo quy định, sự thống nhất giữa 2 bên mà sẽ chọn lựa hình thức thích ứng.
- Cảng đến (port of discharge): nơi hạ container.
- Tên hàng, trọng lượng: dựa theo thông tin trên bộ hồ sơ chứng từ để cung cấp.
- Quá trình tàu chạy (ETD): ngày dự kiến tàu xuất hành.
- Thời gian đóng hàng: theo kế hoạch thống nhất của 2 bên.
- Các yêu cầu về khác: loại container, kích thước, nhiệt độ, và độ thông gió,…
Tìm hiểu chi tiết về: Dịch vụ hải quan xuất nhập khẩu trọn gói – Loại hình phổ biến hỗ trợ hiệu quả cho doanh nghiệp
Kiểm tra và chứng thực booking
Bước tiếp theo trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển đó chính là kiểm tra thông tin trên booking. Hãy kiểm tra những thông tin về:
- Cảng đi, và cảng đến: kiểm tra xem đã đúng yêu cầu đề xuất chưa, đây là vấn đề tác động đến toàn bộ quá trình của lô hàng.
- Nhiệt độ, độ thông gió: kiểm tra xem nhiệt độ, độ thông gió đã đúng như yêu cầu đề nghị chưa. Đối với các mẫu sản phẩm đông lạnh (nhiệt độ âm) thì sẽ không có độ thông gió.
- Loại container, kích cỡ: là loại container khô hay lạnh, loại cao hay loại thường, loại 20’ hay 40’.
Sau khi kiểm tra toàn bộ các thông tin trên booking tàu, nếu có điểm nào sai sót. Đơn vị kinh doanh của bạn hãy yêu cầu bên cấp booking chỉnh sửa, sau đó tiếp theo kiểm tra cho đến khi nhận được yêu cầu đề xuất.
Theo dõi tiến độ đóng hàng và thông tin cập nhật từ nhà xuất khẩu
Đối với quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường biển, công việc thực hiện giám sát, và theo dõi toàn bộ tiến trình đóng hàng để cập nhật cho đối tác chiến lược sẽ do nhà xuất khẩu, đại lý. Hay chi nhánh giao dịch FDW tại VN mà đơn vị bạn đang áp dụng làm điều này.
Những thông tin cần phải được cập nhật như:
- Ảnh chụp container rỗng: nhằm bảo vệ rằng không xảy ra yếu tố hư hại gì. Vì trong tình huống xảy ra hư hại container sẽ do doanh nghiệp bạn chi trả cho các hãng tàu.
- Đối với hàng đông lạnh, các bạn phải có hình ảnh chụp lại bảng nhiệt độ.
Xem bài viết: Tìm hiểu khai thuê hải quan là gì?
Kiểm tra chứng thực chứng từ & hồ sơ liên quan đến lô hàng
Trước lúc thực hiện quy trình nhập 1 lô hàng. Cơ sở kinh doanh của bạn cần tìm hiểu xem lô hàng đó cần thiết có các loại chứng từ gì. Sau việc đó đơn vị bạn hãy yêu cầu, đề xuất bên đối tác chiến lược tiến hành chuẩn bị những chứng từ đó cho đơn vị kinh doanh của bạn.
Hãy nhớ kiểm tra thật kỹ những thông tin trên chứng từ đã khớp hay không. Do khi có bất cứ 1 lỗi nhỏ nào, lô hàng của chúng ta cũng có thể gặp rắc rối lớn từ phía hải quan, hay cơ quan nhà nước.
Nhà nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng được chuyển đến
Trước ngày tàu cập bến ít nhất một ngày, doanh nghiệp bạn sẽ nhận được báo cáo hàng đến từ hãng tàu hay đại lý.
Thông báo hàng đến (arrival notice) là giấy báo cáo chi tiết cụ thể là của hãng tàu hay đại lý giao nhận. Nhằm thông báo về quá trình dự kiến cập bến của lô hàng. Các thông tin trên arrival notice sẽ tương tự như trên bill bao gồm: tên nhà xuất khẩu, nhập khẩu, số hiệu container, seal, tên tàu, số chuyến, và mô tả hàng hóa sản phẩm,…). Ngoài ra, sẽ có thêm những khoản phụ phí (local charges).
Sau việc đó, cơ sở kinh doanh của bạn hãy tiến hành nhận lệnh giao hàng (D/O) bao gồm một số giấy tờ sau:
- Giấy giới thiệu về.
- Bill gốc.
- Giấy ủy quyền (nếu như có yêu cầu).
Đăng ký các chứng nhận liên quan đến lô hàng
Phụ thuộc vào từng loại hàng, mã HS code,.. Các nguyên tắc của Nhà nước mà cơ sở kinh doanh của bạn phải đăng ký tham gia những thủ tục gì để được cấp các chứng nhận có liên quan. Nếu đơn vị bạn không đăng ký những chứng nhận liên quan đến lô hàng. Thì lô hàng của công ty bạn sẽ không được thông quan và gặp khó khăn trong thời gian với các cơ quan chức năng.
Khai báo hải quan về hàng nhập khẩu – Bước quan trọng nhất trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển
Đây là bước quan trọng trong cả quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển. Còn trong thời gian làm giấy tờ thủ tục hải quan thì khâu chuẩn bị chứng từ là khâu quan trọng.
Để có thể thực thi khai báo cho hải quan, các bạn bắt buộc phải chuẩn bị tất cả những giấy tờ sau:
- Hợp đồng (contract).
- Vận đơn (bill of lading).
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa sản phẩm C/O (nếu có).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có).
- Hóa đơn Thương Mại (commercial invoice).
- Phiếu đóng gói (packing list).
- Và các loại chứng từ khác.
Sau bước này sẽ là bước lên tờ khai hải quan. Hiện nay, các chúng ta cũng có thể khai báo qua mạng qua hệ thống khai báo hải quan điện tử. Để có thể thực thi khai báo với hải quan qua mạng, doanh nghiệp bạn cần phải có tất cả những giấy tờ sau:
- Packing list.
- Bill of lading.
- Sales contract.
- Commercial invoice.
- C/O, hóa đơn cước (nếu có) và 1 số chứng từ liên quan khác.
Ngoài một số chứng từ trên, cơ sở kinh doanh của bạn cần lưu tâm đến chữ ký số để đăng nhập & truyền tờ khai trên phần mềm khai hải quan điện tử.
Mở & thông quan tờ khai hải quan
Bước tiếp diễn trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đó là mở tờ khai hải quan và thông quan. Trước tiên, cơ sở kinh doanh của bạn phải làm thủ tục hải quan tại cảng:
- Tờ khai luồng xanh: đóng thuế, tiền thuế vào thì có thể in được mã vạch thì khởi đầu thực hiện thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng vàng: đóng thuế trước hay sau khi làm thủ tục mở tờ khai, mở tờ khai, thanh lý, nhận hàng.
- Tờ khai luồng đỏ: tương tự như luồng vàng, Thế nhưng trong bước mở tờ khai thực tế, có thêm một bước làm thủ tục kiểm tra thực tế hàng hóa.
Tiếp theo đó là thực hiện mở tờ khai. Để tiến hành được bước này, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ sau:
- Invoice.
- Packing list.
- Bill of lading
- Giấy giới thiệu đến.
- Tờ khai phân luồng.
- Những chứng từ cần thiết khác (C/O, hóa đơn cước, giấy phép nhập khẩu,…).
Khi xuất trình hồ sơ cho hải quan, nếu các chứng từ đã hợp lệ. Hải quan sẽ tiến hành thông quan trên hệ thống.
Thanh lý tờ khai
Ngay sau khi hoàn thành việc nộp thuế & tờ khai được thông quan, chúng ta cũng có thể triển khai in mã vạch. Đơn vị kinh doanh của bạn nộp mã vạch cùng tờ khai đã thông quan cho hải quan giám sát ít đặc biệt là hai bộ. Hải quan sẽ đóng dấu lên mã vạch và hoàn lại cho công ty 1 bộ, còn một bộ hải quan sẽ giữ.
Điều kho chuyển vận hàng hóa về kho
Sau khi thực hiện thanh lý tờ khai, các bạn hãy đến phòng thương vụ của cảng & đem theo D/O để đóng phí. Tiếp theo đó là giao cho tài xế những chứng từ như: phiếu EIR, D/O,… để tài xế trình hải quan giám sát cổng và cho xe rời khỏi cảng chờ hàng về kho.
Rút hàng và trả xe rỗng
Khi xe chở hàng về đến kho, hãy tiến hành kiểm tra những giấy tờ như: seal, tình trạng container hoặc xe chở hàng,… sau khi rút hàng xong, tài xế sẽ đem container trả về cảng hoặc ICD.
Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
Mọi chứng từ, giấy tờ liên quan đến quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển bắt buộc phải được lưu trữ một cách kỹ lưỡng. Để đối chiếu trong những tình huống có phát sinh, khiếu nại,…
Những chứng từ cần lưu giữ bao gồm:
- Hồ sơ hải quan, hồ sơ khai bổ sung, hồ sơ đăng ký danh mục hàng hóa sản phẩm miễn thuế, và hồ sơ thông báo ứng dụng hàng hóa sản phẩm miễn thuế.
- Hồ sơ xét miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, và không thu thuế.
- Hồ sơ đề nghị xử lý giải quyết tiền thuế, tiền chậm nộp, và tiền trừng phạt nộp thừa,…
- Chứng từ vận tải quốc tế, phiếu đóng gói, và tài liệu kỹ thuật,…
Trên đây chính là toàn bộ các bước trong quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường biển cũng như quy trình giao hàng nhập khẩu nguyên container. Hy vọng với những thông tin bên trên mà Inantuigiay.com chúng tôi chia sẽ có thể giúp cho bạn có được cái nhìn toàn diện hơn về vấn đề này.
